PENGOLAHAN MAJALAH

A. PENDAHULUAN

            Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memiliki dampak begitu kuat terhadap lembaga pengelola informasi, karena ilmu pengetahuan dan teknologi disamping memerlukan informasi juga menghasilkan berbagai informasi mutakhir. Hasil dari informasi tersebut mengkibatkan ledakan informasi (flood information)

Literatur sumber primer yang memuat informasi mutakhir, dan bersifat current  adalah majalah. Informasi mengenai penemuan serta proses baru bisa saja muncul dalam majalah hanya selang waktu begitu cepat setelah penemuan, karena itu majalah banyak diminati pemakai terutama ilmuwan. Dorongan ini semakin kuat bila diingat bahwa sebagian artikel yang dicetak dalam majalah tidak pernah diterbitkan sebagai buku.. Permasalahan yang muncul adalah, bagaimanakah mengelola majalah yang efektif, agar informasi yang termuat dalam majalah mudah ditemukan kembali, bilamana pemakai perpustakaan memerlukan?. Untuk menjwab pertanyaan tersebut di atas, minimal pustakawan bagian majalah hendaknya melakukan pekerjaan-pekerjaan yang meliputi : (a). Pencatatan Majalah yang diterima baik dari pembelian, hadiah `tau tukar menukar

(b) Melakukan pekerjaan klasifikasi deskriptif dan subyek

©  Membuat indek artikel majalah atau jurnal.

B. PENCATATAN MAJALAH

            Untuk mencatat majalah yang diterima perpustakaan dikenal beberapa system seperti: (1) system register, (2 ) system buku besar, (3) system dua kartu, (4)system tiga kartu, (5) system kardex, (f) system ing-griya.

1. Sistem Register

Bila perpustakaan hanya menerima sedikit majalah, secara teratur, maka perpustakaan dapat menggunakan system register. Dalam sisitem ini, majalah yangterbit bulanan kuartalan atau tengah tahunan dapat dicatat dalam selembar kertas saja. Untuk majalah dengan frekuensi bulanan, kuartalan atau tengah tahunan dibuatkan lembaran seperti  dalam gambar 1.1

Nomor	Jumlah	Volume Tahun	Penerbit	Agen	Periode	Harga	Surat Nomor	Catatan
					Bulan

Gambar 1.1 Register untuk bulanan, kuartalan, dan tengah bulanan

            Sedangkan register untuk harian dan mingguan bisa dibuatkan register sebagai berikut, sebagimana pada gambar 1.2:

Nomor Serial	Judul	Vol./ No.	Penerbit	Agen	1 2 3…31	Sub cription	Voucher No.& date	Catatan

Gambar 1.2 adalah register untuk harian dan mingguan

2. Sistem Buku Besar

            Pada sisem ini keteranganmengenai majalah yang dilanggan dimasukkan ke dalam buku besar. Sususnan buku besar dapat berdasarkan abjad, dapat pula berdasarkan numeric. Apabila menggunakan abjad, hendaknya lembaran buku besar dapat dibongkar pasang untuk memudahkan penjajaran menurut judul majalah. Apabila buku besar disusun menurut numeric, hendaknya disediakan indeks judul majalah dan sebaiknya diletakkan di bagian depan buku besar. Keterangan halaman buku besar diberikan pada gambar 1.3

Harga

Vol./bl

Harga

No. Surat

Tahun Volume

J

F

M

S

M

Jn

Ju

A

S

O

N

D

Model di atas dapat diubah untuk majalah tengah tahunan ataupun kuartalan dengan menyesuaikan kolom yang ada

3. Sistem Dua Kartu

            Sistem dua kartu dantiga kartu ini banyak digunakan di Negara India, karena penemu system ini adalah pustakawan India yang bernama Ranganathan. Pada system dua kartu, perpustakaan menggunakan kartu register dan kartu uji (check card), masing-masing kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm., jadi sama dengan dimensi kartu catalog. Untuk memenudahkan pelaksanaan, masing-masing kartu diberi warna berbeda.

4. Sistem Tiga Kartu

            pada system tiga kartu, perpustakaan menggunakan kartu register, kartu uji, dan kartu indeks berkelas. Setiap kartu berukuran 7.5 x 12,5, sebaiknya setiap jenis kartu memeiliki warna berbeda. Misalnya kartu register berwarna kuning, kartu uji berwarna putih, dan kartu indek berkelas berwarna merah.

Kartu register memuat informasi mengenai judul, penerbit, agen/penjaja, nomor kelas, frekuensi terbit, nomor pemesanan, tanggal, nomor, volume dan tahun, harga langganan, tanggal pembayaran, nomor pembayaran, nomor dan volume majalah yang diterima, serta tanggal penerimaan.

            Bila tagihan telah dibayar, keterangan tentang pembayaran ditulis dalam kartu. Kartu register disusun menurut abjd. Aapun fungsi kartu register ialah:

(a) Memberikan data mengenai nomor majalah yang diterima serta yang tidak diterima,

(b) Memberikan informasi mengenai langganan per tahun serta keterangan mengenai

      pembayaran majalah yang dilanggan selama setahun.

© Memberikan informasi mengenai nomor yang diterima dan berapa lama senjang waktu sejak nomor tersebut terbit hingga saat peneriman oleh perpustakaan.

(d) Karena kartu register disusun menurut abjad, maka staf perpustakaan dengan mudah dapat mengetaui apakah judul tertentu dilanggan atau tidak.

Berikut dicontohkan format kartu register sebagimana pada gambar 1.3

Judul Penerbit Agen			Pembayaran
			Vol. Thn	Harga	No. Tagihan
Vol. No.	Tanggal Terbit	Tanggal Terima	Vol. No.	Tanggal Terbit	Tanggal terima

            Pada gambar 1.3 d atas klom untuk volume, nmor, tangal/tahun terbit, serta tanggal penerimaaanhanya terbatas pada satu sisi. Kolomtersebut dapat dicetak lagi bagian belakang/balik kartu.. Kartu uji berisi informasi mengenai judul, frekuensi, volume, nomor majalah tanggal peringatan pada pialang/agen/took buku dan paraf pustakawan yang bertanggng jawab ats pelayanan majalah.

5. Kardex

            Kardex merupakan alat untuk mencatat terbitan berseri serta rekaman lain, terbuat dari baja dan dibagi dlam bberapa laci tergantung pada kebutuhan. Setiap laci memeiliki ukuran lebar, 10, 5 cm., panjang 24 cm, serta tingi 20, 5 cm. Setiap unit kardex terdiri dari 10 laci dan mampu mencatat 504 kartu. Setiap kartu dilindungi lapis plastic penahan debu serta dapatdikunci. Setiap terbitan majalah atau jurnal disdiakan dua kartu atas dan kartu bawah.

            Kartu bwah berisi informasi mengenai nama perpustakaan, frekuensi, tahun, volume, nomor, halaman, judul, indeks, catatan, volume per tahun, lokasi, keterangan  penjilidan, nomor volume yang berada dalam penjilidan, volume dan nomor yang dimiliki perpustakaan, nomor yang tidak dimiliki, judul dan bulan (Januari sampai denga Desember)

            Kartu bawah berguna untuk: (a) mengetahui pemilikan majalah; (b) mengetahui nomor terakhir yang diterima perpustakaan; (c) Kesenjangan dalam pemilikan majalah; (d) Lokasi volume dan nomor; (e) Catatan mengenai peringatan tentang nomor yang belum diterima.

            Kartu bawah disusun menurut abjad judul sehingga memungkinkan ancangan berdasarkan judul. Kartu ini dicetak pada kedua sisi serta dapat digunakan untuk mencatat informasi sekitar 20 volume. Kartu atas merupakan sarana untukmencatat pembayaran langganan pada agen/took buku. Kartu ini igunakan untuk mencatat pembayaran..

            Berdasarkan uraian di atas sistem pencatatan majalah tersebut, bersifat mencatat administrasi majalah yang dimiliki perpustakaan, belum bisa menjawab dengan cepat, tepat dan benar tentang sistem penyimpanan dan penemuan koleksi suatu dokumen lebih-lebih penemuan kembali suatu artikel yang dimuat oleh suatu dokumen (majalah atau jurnal.

C. KATALOG MAJALAH

Kita sering menjumpai ada beberapa majalah berbahasa asing yang nama depannya sama dengan judul yang lain, atau dikenal dengan judul majalah yang tidak khas, misalnya Journal biologi, Journal chemical education, journal mathematic. Atau judul khas yang berbahasa Indonesia misalnya panasea, panji masyarakat, pangan. Penataan bendelan majalah di rak pada umumnya dijajar dengan mengambil inisial tiga digit huruf nama depan majalah, misalnya JOU, JOU, JOU atau PAN ..PAN..PAN.

Penataan seperti ini mengakibatkan subyek besar majalah akan berpencar dengan yang  pokok bahasannya sama atau mendekati sama, pemakai juga akan mengalami kesulitan besar dalam penyimpanan dan penemuan kembali suatu dokumen.

 Menghadapi hal tersebut, tidak sedikit perpustakaan dalam mengelola koleksi majalahnya mulai dengan pendekatan memperlakukan koleksi majalah seperti halnya  koleksi berupa buku.  Jadi judul majalah tidak lagi dikelompokkan dengan nama majalah atau nama journal tetapi dengan pendekatan pengelompokkan berdasarkan subyek besarnya atau pokok bahasan yang paling banyak dibahas.

Pengelompokkan ini bertujuan agar supaya:

a.       Subyek atau pokok bahasan yang sama atau hampir sama terletak berdekatan.

b.      Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan pengadaan koleksi majalaj atau jurnal dengan jalan menjaga keseimbangan agar tidak ada koleksi yang terlalu lemah atau terlalu kuat.

a.       Untuk penyiangan koleksi

b.      Berguna untuk mempermudah penyusunan bibliografi subyek majalah

c.       Untuk mempermudah pengadaan pameran suatu subyek tertentu.

Bagi perpustakaan yang mengelompokkan koleksi majalah atau jurnal

berdasarkan subyek atau pokok bahasan, maka pekerjaan katalogisasi deskriptif majalah dan katalogisasi subyek majalah mutlak diperlukan.

            Berikut contoh deskripsi katalog majalah

a.       Deskripsi Katalog Utama Majalah

            574.05

            BIO     Biological psychology .—No. 1, Tahun 1972 .—Amsterdam :

                        Holland Publishing, 1972

                         … Vol. ; 25 cm.

                        Monthly

                        Indexed : Chemical Abstracs Excepta Medica

                        Melanjutkan dari judul :Journal biological psychology

                        ISSN : 0301-0511

                        1. BIOLOGI   2. BIOKIMIA    3. ENDROKINOLOGI

                         I. North Holland Publishing 

b.      Deskripsi Katalog  Subyek Majalah

                                          BIOLOGI

           

574.05

            BIO     Biological psychology .—No. 1, Tahun 1972 .—Amsterdam :

                        Holland Publishing, 1972

                         … Vol. ; 25 cm.

                        Monthly

                        Indexed : Chemical Abstracs Excepta Medica

                        Melanjutkan dari judul :Journal biological psychology

                        ISSN : 0301-0511

                         

c.       Deskripsi Katalog  Subyek Majalah

                                          BIKIMIA

           

574.05

            BIO     Biological psychology .—No. 1, Tahun 1972 .—Amsterdam :

                        Holland Publishing, 1972

                         … Vol. ; 25 cm.

                        Monthly

                        Indexed : Chemical Abstracs Excepta Medica

                        Melanjutkan dari judul :Journal biological psychology

                        ISSN : 0301-0511

                         

d.      Deskripsi Katalog  Subyek Majalah

                                          ENDROKINOLOGI

           

574.05

            BIO     Biological psychology .—No. 1, Tahun 1972 .—Amsterdam :

                        Holland Publishing, 1972

                         … Vol. ; 25 cm.

                        Monthly

                        Indexed : Chemical Abstracs Excepta Medica

                        Melanjutkan dari judul :Journal biological psychology

            &nbrp;           ISSN : 0301-0511

                         

e.       Deskripsi Katalog  Penerbit Majalah

                                          Holland Publishing

           

574.05

            BIO     Biological psychology .—No. 1, Tahun 1972 .—Amsterdam :

                        Holland Publishing, 1972

                         … Vol. ; 25 cm.

                        Monthly

                        Indexed : Chemical Abstracs Excepta Medica

                        Melanjutkan dari judul :Journal biological psychology

                        ISSN : 0301-0511

                         

D. INDEK ARTIKEL

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia artikel adalah karya tulis lengkap (2002: 60). Artikel yang dimaksudkan dalam makalah ini adalah karya tulis yang dimuat dalam terbitan suatu majalah atau jurnal ilmiah.. Artikel yang dimuat dalam majalah adakalanya berupa artikel pengetahuan umum dan ada kalanya berupa hasil dari kajian penelitian.

            Agar supaya artikel majalah yang dimuat dalam suatu majalah mudah ditemukan dengan mudah dan cepat, maka seyogyanya  semua artikel majalah yang dimiliki oleh suatu perpustakaan dibuatkan indek artikel. Pengindekan artikel majalah memang memerlukan kedalaman intelektual, karena dalam pekerjaan  tersebut, pustakawan bia menentukan pokok bahasan apa yang dimuat dalam artikel tersebut, dan istilah apa yang tepat untuk menunjukkan pokok bahasan artikel tersebut. Pekerjaan penentukan subyek tersebut dikenal dengan istilah analisis subyek.

Jadi sebelum pekerjaan pengindekan artikel, pustakawan lebih dahulu juga bias menganalisis suatu subyek artikel majalah. Berikut akan dibahas tentang pekerjaan analsisi subyek.

1. Analisis Subyek

            Kegiatan analisis subyek memerlukan kemampuan intelektual, sebab di sinilah pustakawan dituntut kemampuannya untuk menentukan subyek apa yang dimuat dalam dokumen tersebut, dan ditentukan pada subyek apa dokumen tersebut ditempatkan. Ada dua hal yangperlu dikenali pustakawan dalam menganalisis subyek yakni jenis konsep dan jenis subyek.

            Dengan mengenali jenis konsep dan jenis subyek akan membantu dalam menetapkan pada atau dalam subyek apa suatu dokuen ditempatkan. Berikut akan dibahas kedua hal tersebut secara ringkas.

a.  Jenis Konsep

      Dalam satu dokumen dapat dibedakan tiga jenis konsep yaitu:

-.  Disiplin ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang cabang ilmu.   

     Displin ilmu dibedakan pada dua kategori yaitu        

(1) Disiplin fundamental, meliputi bagian-bagian ilmu pengetahuan. Meski berbeda pendapat para ahli, namun ada tiga disiplin fundamental yang diakui dewasa ini, yaitu: ilmu-ilmu sosial, (social sciences), ilmu-ilmu alamiah (natural science), dan ilmu kemanusiaan (humanities). (2) Sub disiplin, merupakan bidang spesialisasi dalam satu disiplin fundamental. Misalnya dalam disiplin fundamental ilmu-ilmu alamiah, sub disiplin yang merupakan spesialisasi atau cabang, misalnya fisika, kimia, biologi dan sebaginya.

-  Fenomena, ialah benda atau wujud yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu.

    Misalnya Pendidikan remaja. Pendidikan merupakan disiplin ilmu, sedangkan   

    remaja adalah fenomena yang menjadi objek atau sasarannya. Objek atau sasaran

    yang menjadi fenomena dapat dibedakan dalam dua kategori: (1) objek kongkrit:     

    misalnya kuda, ayam, padi, motor; (2) objek abstrak, misalnya: moral, adat,

    cantik, nakal.

     Bentuk, ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan.

Dapat dibedakan tiga jenis konsep bentuk, yaitu:

(1) Bentuk fisik, yakni medium atau sasaran yang digunakan dalam menyajikan suatu subjek, misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, mikrofis, dll. Bnetuk fisik tidakmempengaruhi pada isi dokumen. Contoh buku dengan subyek ‘bahasa Inggris’ meskipun disajikan dalam berbagai medium, misalnya padavkaset video, majalah dan lainnya,namun subyeknya tetap bahas Inggris. (2) Bentuk penyajian, yang menunjukkan pengaturan atau organisasi isi dokumen. Ada tiga macam bentuk penyajian yaitu (a) yang menggunakan lambang-lambang dalam penyajiannya (dalam bahasa Indonesia, Inggris), gambar dll.; (b) yang memperlihatkan tata susunan, tertentu misalnya abjad, sistematis dan sebaginya; (c) yang penyajiannya untuk kelompok tertentu, misalnya psikologi untuk ibu rumah tangga, bahasa Inggris untuk pemula, (3) Bentuk intelektual, yaitu aspek yang ditekankan dalam pembahasan suatu subyek. Misalnya ‘Filsafat sejarah’, di sini yang menjadi subyeknya ialah ‘sejarah’ sedangkan ‘filsafat’ adalah bentuk intelektualnya.

2. Jenis Subyek

    Secara umum dibedakan menjadi empat kelompok, yaitu:

(a)    Subyek dasar, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu disipilin ilmu atau sub disiplin saja, misalnya pengantar ekonomi, bunga rampai antropoogi.

(b)   Subyek sederhana, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu faset yang berasal dari subyek dasar. Istilah faset  ialah sub kelompok klas yang sibebakan oleh ciri pembangian, tiap bidang ilmu mempunyai faset-faset yang khas, dan fokus ialah anggota dari faset., misalnya: Pengantar Ekonomi Pancasila, terdiri subyek dasar ‘ekonomi’ dan satu faset yaitu ‘Pancasila’

(c)    Subjek majemuk ilah subyek yang terdiri dari subyek dasar disertai fokus-fokus dari dua atau lebih faset. Misalnya: ‘Hukum adat di Indonesia, disini terdapat satu subyek dasar, yaitu ‘hukum’ dan dua faset, tayaitu ‘hukum adat’ (faset jenis) dan ‘Indonesia’ (faset tempat)

(d)   Subyek kompleks, yaitu bila ada dua atau lebih subyek dasar yang berinteraksi antara satu sama lain. Misalnya: Pengaruh agama Hindu terhadap agama Islam. Di sini terdapat subyek dasar, yaitu ‘agama Hindu’ dan ‘agama Islam‘

Setelah pustakawan mampu menganalisis suatu subyek dan menentukan

subyeknya, baru pekerjaan pengindekan artikel majalah bisa dilakukan. Berikut contoh bentuk artikel majalah  atau jurnal.

Subyek            :  KANKER - PENYAKIT

Judul               : Pencegahan penyakit kanker di Indonesia dan masalahanya’

Pengarang       : Wahyudi, Achmad

Sumber            : Rumah Tangga Kesehatan, Vol. (1), No. 1, Tahun 2003,

                          hal. 12-15

Kode Panggil : 613 RUM

                                                                                                                                           

Sumber Pustaka:

Indonesia. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 2002. Kamus Besar Bahasa

           Indonesia, Jakarta : Depdikbud

Perpustakaan Nasional Indonesia. 1990 Pedoman Pengkatalogan Bahan Pustaka,

          Jakarta : Perpusnas

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia